Come chiedere e valutare i preventivi di stampa

Quanto mi costa? Il preventivo è cruciale nell’intero processo produttivo di uno stampato, ora più che vista l’incertezza economica. L’analisi dei costi però non dovrebbe essere l’unico elemento di valutazione: ecco qualche consiglio utile su come trasformare questa fase in un momento di studio e progettazione, trovando insieme allo stampatore le soluzioni più adatte e convenienti per il nostro progetto.

Di Lorenzo Capitani | Su PRINTlovers 95

Il momento del preventivo rappresenta una delle fasi cruciali dell’intero processo produttivo di uno stampato. Non dovrebbe limitarsi alla mera raccolta e analisi dei costi e, di conseguenza, alla decisione di assegnare o meno un lavoro a un certo stampatore, ma andrebbe inteso in modo più ampio e costruttivo come un vero e proprio momento di studio e progettazione di quanto vogliamo realizzare.
Questo è ancor più vero in un momento di incertezza come quello attuale, in cui le materie prime e i costi industriali salgono in modo incontrollato e imprevedibile e l’attenzione al bilanciamento economico è spesso il primo pensiero. Eppure, proprio perché i costi sono determinanti così come l’esigenza di tenere sotto controllo obiettivi, margini e risultati, si dovrebbe uscire dalla logica miope del cliente/fornitore, cercando di vedere lo stampatore non come mero fornitore di un servizio cui fare un ordine e dare una deadline di consegna, ma piuttosto come un partner per trasformare in realtà le nostre idee creative, trovando insieme le soluzioni più adatte e convenienti.

Avere le idee chiare
Parlando con gli stampatori il panorama dei print buyer spesso appare desolante. Molto spesso ci si limita a mandare un capitolato più o meno ben fatto che descrive quel che si vuole stampare spesso a ridosso della chiusura dei pdf chiedendo tempi spesso appena sostenibili, come se gli stampatori lavorassero a capacità infinita con tutta la carta in casa e noi fossimo gli unici a voler far stampare un lavoro. Altre volte, che di questi tempi è ancora peggio, quando i lavori sono routinari, si cerca di chiudere (dovrei dire imporre) accordi quadro che durino tutto l’anno ma non tengono conto della fluidità dei costi di energia e materie prime. A riprova che si ragiona a compartimenti stagni: il print buyer è soddisfatto con i costi messi al riparo dietro a listini fissi, lo stampatore lavora in perdita costretto a onorare quanto ha firmato. Ma non è solo una questione di costi, quanto di cercare di lavorare bene, nel senso più ampio del termine e da entrambe le parti. Comprare bene non significa solo spuntare il prezzo più basso chiedendo lo sconto sul totale scritto in fondo al preventivo, bensì trovare lo stampatore giusto al momento giusto per il lavoro che in quel momento si deve far stampare. Considerare lo stampatore semplicemente come il trasformatore di pdf in carta stampata, nei migliori dei casi lo costringe a lavorare per approssimazione, a tenere contingency eccessivamente cautelative perché tanto gli si chiederà lo sconto, o ancora a lavorare al costo o sotto. Insomma, due sono gli errori più comuni: non rendersi conto che un buon stampato nasce prima di trasformarsi in ordine e che la fase di preventivazione è cruciale per determinare la buona riuscita di un lavoro. Perché il preventivo non è affare solo dello stampatore, ma anche del buyer che con lui lo deve costruire, avendo ben chiaro cosa si vuole realizzare e sapendo valutare la correttezza del costo richiesto.

Stendere un buon capitolato
Prima ancora di chiedersi a chi mandare la richiesta di preventivo è necessario stendere un buon capitolato che descriva nel dettaglio e in modo chiaro le caratteristiche dello stampato senza omettere o dare per scontato nulla. Per prima cosa diamo un titolo al nostro lavoro che descriva in sintesi cosa si richiede: volume cartonato “Pinocchio”, invito sfilata S/S 2023 a quartino con busta, volantino 24 pagine Offerte di Natale 2022… Serve per classificare il preventivo, per aprire l’eventuale commessa e per usare un riferimento comune. Riportiamo il formato chiuso e aperto, se comune a tutto lo stampato, altrimenti andrà dichiarato parte per parte, in centimetri secondo la notazione base x altezza unità di misura (fto chiuso 21x28,7 cm, fto aperto 42x28,7 cm) e diamo al capitolato una struttura articolata ben definita, dividendolo nelle singole parti che lo compongono. Partendo dalla copertina (o sovraccoperta se prevista), si dichiara il numero di colori di stampa di ciascun lato, secondo la notazione 4+4 se a colori o 1+1 se il lavoro è a un colore, esplicitando anche il colore. Se ci sono colori speciali devono essere dichiarati (4+4 + Pantone Blu Reflex). Si passa poi alla carta: se generica si riporta la finitura richiesta (Patinata Lucida 300 g), ovvero il nome preciso di cartiera e carta, specificando la grammatura e l’indicazione FSC, se deve essere certificata. Infine, si riportano eventuali altre lavorazioni: dal tipo di vernice, o di plastica, fino a nobilitazioni come sbalzo, fustellatura o stampa a caldo, anche in questo caso con l’indicazione del nastro da usare.
Lo stesso dettaglio va riservato anche agli interni di cui si riporteranno il numero di pagine ed eventuali segnature eccentriche come pagine battenti o più corte: per questo è importante riportare anche il formato aperto o eventuali misure diverse. Nel caso di segnature o schede ad esempio più basse si dovrà indicare se andranno pareggiate in testa o al piede. Anche altre parti accessorie allo stampato principale devono essere descritte: è il caso ad esempio di un eventuale cofanetto per un volume, una fascetta, un segnalibro o, nel caso di un invito, la busta. Non devono mancare anche in questo caso il numero dei colori di stampa, il tipo di carta e l’indicazione di una verniciatura e di che tipo, intendendo non solo la finitura, ma anche la copertura, perché nel caso di una verniciatura lucida a registro solo ad esempio sulle immagini, questo deve essere ben chiaro, perché non solo determinerà un costo, ma anche la fattibilità all’interno del parco macchine del fornitore e la verifica degli impianti quando verranno forniti i pdf. Ovviamente devono essere specificate le nobilitazioni e come devono essere assemblati i pezzi. Se per esempio il segnalibro deve essere in un punto preciso o casuale o se l’invito deve essere imbustato. Ogni parte ha delle proprie lavorazioni e ogni lavorazione un costo. Una cartolina inserita in un punto preciso di un catalogo, se non macchinabile, implica il tempo di trovare manualmente, copia per copia, quel punto preciso.
Anche la parte della confezione è determinante perché da essa dipende la forma dello stampato e per confezione non si intende solo i classici punto metallico, brossura fresata o cucita (con il colore dei punti o del filo se non i soliti usati) e cartonato con lo spessore del cartone e il tipo di dorso (tondo o quadro), ma anche rilegature diverse dal semplice accavallamento libero delle segnature stile quotidiano al filo colla, a tutte quelle legature artistiche come la bodoniana, la svizzera, la giapponese eccetera, con tutti i dettagli come risguardi (stampati o no e su quale tipo di carta), la presenza di capitelli e segnalibri e il loro colore. Anche il tipo di piega di flyer, brochure o foglietti, il taglio di schede o la fustellatura devono essere descritti qui con le misure se non sono uguali. Questo livello di dettaglio è necessario tanto se si vuole realizzare uno stampato complesso come un volume cartonato con sopra-copertina, quanto per un adesivo fustellato a mezzo taglio o per un biglietto da visita.
Infine, occorre dare indicazioni anche sul tipo di imballo richiesto, che deve essere considerato per determinare i costi: cellophanare a copia singola ha un prezzo e una tempistica diversi rispetto a un pacco termo a più copie, così come il reso in scatole, soprattutto se queste devono essere fatte ad hoc per formato, stampa o etichettatura. E non va sottovalutata la consegna, non tanto per le tempistiche, che comunque hanno un costo, quanto per le necessità che essa si porta dietro: dalle scatole al tipo di bancale (EUR, fumigato), al fatto che sia richiesto di consegnare in zone a traffico limitato della città o senza possibilità di avere un muletto per lo scarico.

Circoscrivere il parco fornitori
La bozza del capitolato, prima di essere inviata per la quotazione, andrebbe discussa con il fornitore in modo da non essere fraintesa e da non scoprire tardi che qualcosa non è fattibile perché fa sforare il budget. Allo stesso modo deve essere condivisa anche all’interno. Il più delle volte, chi si occupa della produzione e quindi parla con gli stampatori non si occupa anche della realizzazione grafica o della creatività. E tutte le persone coinvolte nel progetto devono aver ben chiare opportunità, criticità, limiti e peso economico delle tecnologie, delle lavorazioni, dei materiali e delle nobilitazioni. Sarebbe come se un architetto non conoscesse le differenze tra infissi in pvc o in legno, vetri singoli o doppi. A volte una leggera modifica può far cambiare il costo. Ad esempio, un volume fresato formato 14x24 cm in piana richiede la carta da 72x102 che al netto della disponibilità potrebbe costare di più rispetto al 70x100. Basterebbe, quindi, scendere al 13,5x23,5 cm.
Sulla base di questo capitolato finalmente lo stampatore potrà iniziare le proprie valutazioni e quindi elaborare il costo della fornitura. Ma a chi chiedere un preventivo se non so qual è la tecnologia più adatta al mio progetto? Ecco perché è bene prendersi il tempo necessario per confrontare i preventivi e ancora una volta dialogare con gli stampatori. In un certo qual modo sarà anche la nostra esperienza e conoscenza tecnica di print buyer che farà la differenza e ci indicherà il corretto approccio. Molte realtà, però, demandano direttamente al fornitore tutta la produzione e non hanno figure tecniche interne. Se è vero che esistono stampatori che hanno quasi tutte le tecnologie dalla roto offset alla piana fino alla stampa digitale, e sono in grado di indirizzare e preventivare di conseguenza, è altrettanto vero che la realtà del mercato è fatta di tipografie con al massimo due tecnologie, che poi a loro volta hanno una rete di sub fornitori cui appoggiarsi quando non possono realizzare un lavoro. Apparentemente funziona, ma a ogni passaggio si aggiunge un markup e un rischio sul controllo della qualità finale. La realtà schizofrenica del mercato attuale e delle condizioni di fornitura rende ancora più complesso lo scenario, perché certezze che fino a qualche tempo fa erano nette ora non lo sono più. Pensiamo al digitale come alternativa all’offset: la vulgata è sotto le 500 copie conviene il digitale, sopra la piana almeno fino a 5000. Ma la tecnologia corre veloce e, detto che tutto dipende dal tipo di stampato, oggi è vero che il digitale è arrivato a fare concorrenza alla rotativa ma è altrettanto vero che la piana in determinate condizioni fa concorrenza al digitale stesso anche a tirature molto basse. Un esempio: 1000 copie di un volume di 120 pagine formato 12x19,5 stampato a 4+4 colori su uso mano da 80 g con copertina stampata a 4+0 su patinata lucida da 300 g con plastifica lucida potrebbe costare meno in offset piuttosto che in digitale, cosa non vera per 300 copie di un volume leggermente più grande (17x24 cm), stesse caratteristiche con in più l’UV lucido a registro in copertina. Si dirà: più la tiratura è alta più si spalmano i costi fissi. È vero fino a un certo punto, e la scelta giusta, un po’ salomonicamente, dipende dallo stampato e dalle nostre abitudini di stampa. Se i nostri lavori sono periodici, hanno quasi sempre le stesse caratteristiche e tirature più o meno costanti, il nostro parco fornitori sarà più o meno fisso perché il tempo e l’esperienza avrà selezionato quelli più adatti: al più faremo scouting per capire se c’è qualche nuovo player. In questo caso, potremmo renderci quasi autonomi nel calcolare i costi sulla base di listini o calcolatori che tanti stampatori mettono a disposizione dei clienti abituali. Al massimo, al momento dell’ordine un ritocco dato dai costi delle materie prime potrà spostare un minimo il costo. Ci sono casi in cui si arriva al Print on Demand vero, come quello offerto dal portale PODRotomail o da Lampi di Stampa per la stampa di libri in cui si carica la propria libreria di pdf e man mano che servono si attiva la stampa, annullando di fatto il magazzino. Verifica dei pdf, costi e tempi sono sotto controllo e si può arrivare fino alla copia singola. Insomma, per lavori semplici, con una tecnologia semplice, i software consentono la preventivazione immediata; per lavori più sofisticati, serve quel livello di precisione che solo un bravo preventivista può garantire.

La giusta tecnologia al giusto prezzo
Il discorso cambia se abbiamo una produzione vasta ed eterogenea. Allora conviene avere un parco fornitori diviso per tipologia di lavori oppure rivolgersi a broker di stampa che fanno da intermediari. È vero che c’è un passaggio in più, ma il loro parco fornitori di solito è molto ampio e cercano la soluzione migliore per ogni lavoro che gli viene affidato. Oggi definire a priori quale tecnologia è la più adatta è facile solo per tipologie di stampati ben precise: un volantino della GDO da migliaia di copie è sicuramente da roto ma già per un libro d’arte la piana, che prima era una scelta indiscutibile, se la gioca, soprattutto per qualità, con il digitale. Ecco che allora conoscere le potenzialità del parco macchine dei fornitori diventa importante. Poi entrano in gioco le caratteristiche del lavoro stesso come la carta: certo 200 g in roto non passano, così come non si può fare un coldfoil.
Una volta individuato il panel di fornitori cui chiedere un prezzo è opportuno aver ben chiaro come è composto il costo che verrà esposto. La cosa più importante per operare dei confronti e quindi poter scegliere, è avere un costo omogeneo di solito espresso in euro a copia. Anche le spedizioni varrebbe la pena averle a parte cosicché sia chiaro il costo di stampa e confezione. Ogni stampato ha dei costi fissi e altri variabili. Sono fissi i costi di matrici e avviamenti di ogni tipo di lavorazione che li richieda, ma nel digitale sono marginali o trascurabili, anzi a differenza dell’offset oltre certe tirature il costo cresce in modo diverso. Il break-even cambia da macchina a macchina. Un esempio per tutti: 2 piane stesso formato che debbono stampare lo stesso lavoro potrebbero avere costi fissi diversi a seconda dell’anzianità o delle tecnologie a bordo per velocizzare gli avviamenti o i setup di inchiostrazione.
Ma come si calcola il costo di uno stampato? Semplificando al massimo, si parte dall’impostazione del lavoro in base alle esigenze di stampa e confezione, quindi dal numero delle segnature che determina il numero di avviamenti, e di conseguenza di matrici (compresi il ripping, le scritture e i materiali), poi si considerano i giri macchina (che dipendono dal costo della linea di produzione), la carta e altre materie prime, coprenza dell’inchiostro, scarti di stampa, legatoria e altre lavorazioni compresi, e l’avviamento di legatoria e i costi a copia per la confezione richiesta, infine l’imballo. Ovviamente se sono previste lavorazioni speciali si sommeranno altri costi di avviamento, di matrice (es. i cliché per la stampa a caldo), di passaggio (scarti compresi) e di trasferimento se quella lavorazione è prevista da un subfornitore. Al totale dei costi industriali andrà aggiunto un markup di vendita, che è l’unico fattore sul quale lo stampatore può intervenire quando gli viene chiesto uno sconto. Tutto questo diviso per la tiratura dalla quale dipendono tutti i costi variabili e che tende a far diminuire i costi fissi perché spalmati sul numero delle copie.
Come si vede le voci di costo sono chiare, sono i valori che variano in funzione, oggi, soprattutto del mercato. O le oscillazioni sono trascurabili o, in caso di aumenti, il costo industriale eroderà il margine dello stampatore. Oggi anche farsi in casa il preventivo prima di interpellare i fornitori può avere senso per avere un’idea di massima dei costi, ma nulla di più. Gli stampatori aggiornano periodicamente i loro costi e listini, ma voi, a meno di non fare lo stesso con un parco di fornitori circoscritto, vi trovereste con preventivi non realistici. Senza dimenticare che un preventivo ha una scadenza proprio per la liquidità del mercato. Quindi va bene prendersi il tempo per raccogliere le idee e fare le valutazioni, ma non pensate che il prezzo che vi hanno mandato l’anno scorso sia valido anche quest’anno. Così come non date per scontato che i supporti che avete immaginato di usare siano subito disponibili, soprattutto la carta. Un’altra tendenza che è molto cambiata nel tempo è l’acquisto diretto della carta da parte del committente. A parte i costi di magazzino e la necessità di gestire gli ordini alle cartiere, di fatto il risparmio si dimostra illusorio in quanto il potere di contrattazione è direttamente proporzionale ai volumi acquistati e inevitabilmente lo stampatore otterrà prezzi più favorevoli.

Il preventivo
Dopo aver atteso qualche giorno, finalmente avremo il nostro preventivo. Troveremo certamente la descrizione del lavoro richiesto che dovrebbe rispecchiare il nostro capitolato con eventuali rettifiche in base alla fattibilità, il prezzo e la validità dell’offerta. Ma cosa comprende il costo esposto? Ovviamente lo stampato che si richiede più tutta una serie di servizi accessori finalizzati alla produzione, dalla ricezione dei file e produzione delle cianografiche (digitali o cartacee) per il visto si stampi al controllo tecnico dei pdf, alla possibilità di essere presenti all’avviamento quando la qualità dello stampato lo richiede, ma sono esclusi gli interventi per rendere stampabili i materiali consegnati, i rifacimenti richiesti dal cliente e le prove colore contrattuali che sono a carico e devono essere fornite dal committente, e a norma ISO 12647‐7 (vedi documento TAGA.DOC.05). Ovviamente quanto non specificato è escluso, ad eccezione dei fermi macchina, dei guasti e delle rotture che restano in capo allo stampatore. Una chiara definizione delle norme di fornitura è contenuta nel documento TAGA.DOC.18 “Clausole e regolamentazione del settore grafico” reperibile facilmente in rete, che rappresenta un riferimento per chi direttamente o indirettamente opera nel settore grafico. Il documento non solo definisce il perimetro di preventivi e ordini, ma definisce attori e flussi, riporta gli standard di riferimento e norma anche le tolleranze qualitative e gli scarti.
Infine, la domanda cruciale: come si capisce se il prezzo fornito è giusto? Sostanzialmente operando una comparazione tra i diversi preventivi. Ecco perché è utile chiedere un prezzo a più di un fornitore: interrogare il mercato è sempre la strategia più utile. Per spuntare il prezzo migliore, certamente, ma anche per allargare sempre la rosa dei fornitori e per imparare a capire come si muovono commercialmente. Inevitabilmente delle differenze si riscontreranno e non ci si deve illudere di trovare un preventivo giusto a priori. È un po’ come andare ad acquistare un’auto: si comparano le diverse offerte dei vari concessionari, non si discute il valore della macchina. Tutt’al più, con l’esperienza, si può cercare di costruirsi un prezzo target per farsi, per così dire, un’idea.

La parola allo stampatore
Tre domande a Franco Mussa, Sales Executive di Logo, azienda veneta che dal 1998 è attiva in numerosi settori: dall’editoriale al manifatturiero, dal fashion e alla GDO, dal food&beverage alla cosmetica, alla farmaceutica all’arredamento, con tecnologie di stampa offset, digitali e di cartotecnica e packaging.

Con un vasto parco macchine come scegliete la tecnologia giusta per proporre il giusto prezzo al cliente?
In fase di preventivazione viene richiesta la specifica della produzione da effettuare, da lì si sceglie la tecnologia idonea in base alla qualità richiesta, optando per il prezzo migliore. È la tipologia di stampato che guida la scelta.

Qual è la voce di spesa maggiore nel costo di uno stampato?
Le voci di spese sono molteplici, dalla carta alla manodopera per arrivare ai costi indiretti (energia elettrica, trasporti). Certamente l’aumento dei costi delle materie prime e dell’energia sta influendo anche sui costi stampa. Purtroppo oggi non solo energia elettrica e gas hanno subito forti aumenti, ma tutte le materie prime. Il cliente lo sa e cerca a sua volta soluzioni sostenibili. Il problema è che lo stampatore è nel mezzo e non può assorbire questi rincari senza conseguenze a lungo termine.

Come è cambiato il mercato negli ultimi anni?
Il mercato ha subito una forte variazione soprattutto sulle tirature, rendendo sempre più necessario orientarsi sulla stampa digitale, che offre maggiore flessibilità senza scorte di magazzino. Il che rende un servizio per il cliente che ordina just in time, ma lato nostro per essere competitivi e soprattutto avere le materie prime, bisogna ritornare a una logica di scorte.